¿Buscas una agenda a tu medida? Bullet Journal

img_0247

Llevo más de un año utilizando el método GTD para organizarme, en mi vida personal y laboral. Durante ese tiempo he podido ver cómo se adaptaban las herramientas que estaba utilizando para llevarlo a cabo, sus virtudes y sus defectos. Además, he vuelto a leer el libro de David Allen para refrescar ideas. Recomiendo releerlo varias veces, ya que es difícil aplicar todo lo que explica desde el principio, por lo que cada vez que lo lees te aporta nuevas ideas para conseguir ser cada vez más productivo con menos estrés.
Cómo ya os comenté yo utilizaba Google Calendar (calendario de Google) y Wunderlist (aplicación para gestionar listas), como herramientas para organizarme, y lo sigo haciendo; pero seguía sin confiar plenamente en mi sistema, ya que había listas que no revisaba con suficiente frecuencia y tareas que se perdían. Necesitaba una visión más global que con estas herramientas no conseguía tener.
En primer lugar, decidí que en Google Calendar únicamente anotaría las citas, tareas o recordatorios que necesariamente tuvieran que realizarse/recordarse un día concreto. El resto de tareas tenían que salir de aquí. Y Wunderlist se limitaría a listas como la de la compra, listas para viajes o listas “recordatorio” específicas para cuando estuviera fuera de casa y necesitase acceder a esa información de forma rápida. Las listas tipo “siguientes acciones”, “puede que algún día”, “libros para leer”, etc. tenían que tener otro lugar, no me estaban sirviendo para el propósito que yo quería, ya que el formato no me resultaba cómodo para visualizarlas y priorizarlas correctamente.
Aún así seguía faltándome una herramienta para el seguimiento de mi día a día, más allá de las listas, una herramienta que se adaptara exactamente a mis necesidades, pero yo nunca he sido una persona de agendas, por lo que en principio no era una opción, he empezado algunas a lo largo de mi vida, pero sin mucho éxito.
Hasta que oí hablar del Bullet Journal. Había escuchado el nombre en alguna ocasión, pero no le había prestado atención hasta que hace unos meses lo volvió a mencionar alguien a quien escucho habitualmente y decidí investigarlo. Me pareció tan increíblemente gráfico y sencillo que tenía que probarlo. Sólo necesitaba un cuaderno y un bolígrafo. Últimamente cada vez me doy más cuenta de que creemos que las soluciones a los problemas tienen que ser complicadas, cuando en realidad no tiene porque ser así.
Después de varios meses implementándolo, no puedo estar más contenta. Este sistema ha incrementado mi productividad en el trabajo y ha reducido sustancialmente mi nivel de estrés, en un momento en que además mi carga de trabajo se ha multiplicado. Llevo dos Bullet Journal en paralelo, uno para el trabajo y otro para temas personales. No me apetece ir a una reunión con notas del tipo “poner la lavadora” o “hacer la lista de la compra”, y cuando no estoy trabajando, prefiero no ver temas de trabajo, si no nunca desconectaría del todo en mi tiempo libre.
Cabe mencionar la historia del inventor del Bullet Journal, es otro ejemplo más de la importancia de nuestra actitud frente a las dificultades. Ryder Carroll en su infancia tuvo problemas de aprendizaje, le costaba mucho concentrarse y las notas que tomaba en clase le resultaban inservibles. Los métodos tradicionales no le ayudaban, por lo que diseñó sus propios métodos. Diseñó un método rápido, simple y efectivo, a su medida. Y por suerte para el resto de la humanidad hace unos años decidió compartirlo de forma desinteresada.
“El Bullet Journal es un sistema analógico para la edad digital, te ayuda a grabar el pasado, organizar el presente y planificar el futuro”. Ryder Carroll
Y sin más dilación, paso a explicar cómo funciona. ¿En qué consiste esta agenda?, como decía al principio es una agenda a medida porque puedes estructurarla a tu gusto en cualquier tipo de cuaderno para adaptarla a tus necesidades.
El Bullet Journal puede ser tu calendario, tu lista de tareas, tu planificador de comidas o tu soporte para el seguimiento de tus rutinas diarias o de enfermedades crónicas.
Se convertirá en lo que tú necesites.
Ryder te da las bases para empezar a crear tu Bullet Journal, pero cada uno de nosotros tenemos la flexibilidad para diseñarlo cómo queramos. De hecho Ryder ha creado una comunidad a partir de su página web dónde la gente comparte sus Bullet Journal con ideas sobre diferentes maneras de estructurarlo.
Éstas serían las partes básicas de un Bullet Journal:
  • Index (Índice)
La/s primera/s página/s de tu cuaderno sería/n para el índice. El índice es el que realmente te permite que el cuaderno sea flexible, ya que lo vas completando a medida que vas rellenando las páginas. Cada página que rellenas llevará asociado un número de página para después poder trasladar su ubicación al índice.
La idea del índice y de las páginas numeradas puede utilizarse para cualquier cuaderno dónde apuntes cosas, no tiene que ser una agenda. Yo lo utilizo en un cuaderno donde apunto recetas, me resulta mucho más fácil encontrarlas después.

bullet-journal_indice

        Cosas que he aprendido:
– Deja más de una hoja para el índice, la necesitarás.
– No traslades al índice la planificación de todos los días del mes, sólo las dos primeras páginas  que es dónde planificarás el mes en curso (ver Monthly), si no en seguida lo completarás y tampoco es realmente necesario.
  • Future Log (seguimiento de tu futuro)
Esta parte corresponde a tu seguimiento semestral o anual. Ryder recomienda dejar varias páginas para esta sección. Puedes dejar dos caras para  cada 6 meses (como en la siguiente imagen) o dejar una cara para cada mes. El espacio a dedicarle a esta parte dependerá de la cantidad de información que necesites apuntar a futuro (ésto lo irás aprendiendo sobre la marcha).

bullet-journal_future-log

  • Monthly Log (seguimiento mensual)
Se plantea en dos páginas (dos caras opuestas), para que de un vistazo veas lo más importante de cada mes. Esas dos caras llevan como cabecera el nombre del mes a planificar. En la cara de la izquierda escribes en vertical (a modo de lista), los días del mes con la primera letra del día de la semana (1L, 2M, 3X, 4J, 5V, 6S, 7D,…). Aquí escribirás los eventos que necesites recordar en el día correspondiente. En la cara de la derecha, escribes tu lista de tareas o notas que necesites recordar para ese mes.

img_0241

En estos tres bloques debes ser lo más esquemático posible, pero de manera que sea comprensible para ti. La idea es que lo que escribas aquí te sirva como referencia para el siguiente bloque (seguimiento diario).
Aquí añado uno de los consejos de David Allen que a mi más me ha ayudado a planificarme de una forma más efectiva. Cuando escribas tus listas de tareas, piensa bien en cuál es la siguiente acción a llevar a cabo en cada uno de tus proyectos y esa acción es lo que escribirás como tarea pendiente, no escribas el nombre del proyecto. Será más fácil de interpretar y más rápido de llevar a cabo. Te pondré un ejemplo: si uno de tus proyectos es “cambiar las ruedas del coche”, ¿qué es lo primero que tienes que hacer para cambiar las ruedas de tu coche?, ¿mirar precios de ruedas? ¿llamar al taller para pedir cita?, la respuesta a esta pregunta será la siguiente acción en tu proyecto de cambiarle las ruedas a tu coche. Parece un cambio sutil, pero cuando un proyecto tiene varias acciones (la mayoría los tienen), te ayudará a planificarte mejor, porque cada una de esas acciones requiere más o menos tiempo (y/o energía), por lo que este simple paso te servirá para encajarlas mejor en tu planificación.
  • Daily Log (seguimiento diario)
Aquí es dónde planificas tus días partiendo de la información de los tres bloques anteriores.  Lo que escribas irá precedido de alguno de estos símbolos:
Tareas  (·) Se identifican con un punto. Todas las tareas pendientes de realizar.
Eventos (o) Se identifican con un círculo. Citas pendientes a recordar.
Notas (-) Se identifican con un guión. Cualquier otra idea que se te ocurra que no quieras que se te olvide.
Además Ryder te propone utilizar otros símbolos para aportar más información de forma visual a cada uno de los tres elementos anteriores:
Asterisco (*) para diferenciar los elementos más importantes de ese día. Los expertos en planificación afirman que priorizar 3 tareas diarias y tratar de hacerlas en primer lugar es mucho más productivo que hacerlo sin ningún orden preestablecido.
Ojo (dibujo de un ojo) para tareas de búsqueda de información. Por ejemplo, si tengo que comprar una impresora (proyecto), pero la primera acción es buscar impresoras en Amazon para tomar una decisión. Dibujaré el símbolo de un ojo y escribiré “impresoras Amazon”.
Inspiración (!) ideas que se te van ocurriendo y no quieres olvidar.
Puedes inventarte todos los símbolos que quieras para aportar información adicional a todo lo que escribes.
  • Proceso de migración (la madre del cordero)
Aquí viene la parte más importante. Cada día, cada semana o cada mes habrá tareas que realizarás o que pospondrás. Ryder te recomienda hacer el siguiente ejercicio de migración:
(x) Tacharás con una x las tareas ya realizadas.
(<) Utilizarás este símbolo para tareas que vuelvan al seguimiento mensual o anual, para planificarlas más adelante.
(>) Utilizarás este símbolo para tareas que pospongas para el día siguiente o el mes siguiente.
(éstos símbolos se escriben sobre el punto (·) o el círculo (o) para no perder la información escrita)
(todos los símbolos descritos, se utilizan en todos los bloques del Bullet Journal)
Si crees que es un rollo escribir las cosas una y otra vez, ¡te equivocas!, este proceso tiene todo el sentido del mundo, ya que cuando te replantees migrar las acciones que has escrito previamente, puede que alguna de ellas ya no tenga ningún valor para tí, entonces la tacharás. Este proceso te ayuda a reevaluar tus prioridades cada vez que lo realizas. Algo que ya hacemos de forma natural en nuestra cabeza sin darnos cuenta. Este proceso sería el equivalente a la revisión (paso 4) que propone David Allen en su método GTD, sólo que en el Bullet Journal está sistematizado, por lo que a mi particularmente me resulta más sencillo de llevar a cabo.
Hasta aquí la base del Bullet Journal. Pero tu cuaderno puede incluir tantas cosas como quieras. Puedes utilizar cualquier hoja de tu cuaderno para lo que Ryder llama tus “colecciones”:
Colecciones. Son páginas que sirven para organizar notas relacionadas (Libros para leer, sitios a los que quiero viajar, ideas para un proyecto, etc.)
Les pones un número de página y al índice, así de sencillo.
Yo he añadido un seguimiento semanal, sentía que me faltaba esa visión entre el seguimiento mensual y el diario, pero como todo en este cuaderno, es al gusto del consumidor.
Aquí os dejo un vídeo que ha creado el propio Ryder dónde se ve de una forma muy gráfica cómo funciona el Bullet Journal. Aunque no sepáis inglés, recomiendo ver el vídeo. Si habéis leído hasta aquí, únicamente con verlo creo que se puede entender perfectamente.
Si lo probáis, espero que os sea de tanta utilidad como lo ha sido para mi.
Pero recuerda, que el objetivo de organizarse y planificarse mejor, no es encajar más tareas en tu vida diaria (aunque acabarás siendo más productivo/a), sino recuperar la sensación de control, estar presente en cada momento y poner el foco en las cosas realmente importantes. Para ello necesitas tener claro no sólo lo que vas a hacer sino también lo que no vas a hacer.
bulletjournal.com

 

2 comentarios en “¿Buscas una agenda a tu medida? Bullet Journal

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s