Me comen los papeles

Tras años de acumular papeles, de gestionarlos en el último momento y de perder demasiado tiempo en encontrarlos, he decidido plantarle cara al problema de una vez por todas!.
He tenido que ponerme sería con el tema desde que trabajo desde casa. Mi escritorio duplica su función como mesa de trabajo y como “centro de operaciones” donde se gestionan seguros, contratos de suministros, temas bancarios, citas médicas, facturas, averías, reclamaciones, reformas, etc. Y empezar tu jornada laboral con una mesa llena de papeles es muy estresante.
Pero al igual que con las ideas que pasan por tu cabeza, no siempre es viable gestionar todos los papeles según van apareciendo, por lo que tenía que encontrar un sistema sencillo para que el ciclo de vida de mis papeles fuera ordenado y sin sobresaltos.
He probado muchos sistemas que han fallado estrepitosamente una y otra vez, pero estoy convencida que éste es el método definitivo!! No sólo para tener una mesa limpia cada mañana, sino también para no perder ni un minuto más buscando un papel.
Nuevamente vuelvo a confiar en David Allen para que me eche un cable con este pequeño caos. Allen se confiesa una persona vaga que inventó su método “Getting things done” (Organízate con eficacia) para hacer las cosas con el mínimo esfuerzo. ¿Quién no querría funcionar así?.  En este caso, he aplicado su método a la gestión de toda la documentación que manejo en casa. Este sistema te permite dividir el ciclo de vida de los papeles, de manera que lo hace más asequible y más fácil de controlar.
El primer paso es revisar todos los papeles en cuanto cruzan el umbral de la puerta de tu casa SIN EXCUSAS (correo, papeles del trabajo, del colegio, etc.)  y estos papeles se dividen en dos categorías, papeles para reciclar y papeles para leer o gestionar. Evita dejarlos sobre cualquier superficie (mesa de comedor, encimera de la cocina,…) porque se multiplican como los Gremlins, pero sin agua!.
El segundo paso es que te hagas con algún tipo de sistema de 3 bandejas, no tiene que ser nada sofisticado, yo tengo éste de Ikea. Estas bandejas además de ser baratas, al no ser muy profundas, no te permiten procrastinar mucho, ya que se llenan en seguida, por lo que te obligan a mantenerte al día con los papeles. ¡Todo son ventajas!
Codifica las bandejas de la siguiente manera: (yo he puesto un post-it en el lateral de cada una de ellas)
  • Bandeja de arriba: PROCESAR
Todos esos papeles que han entrado por la puerta y que han pasado el filtro del cubo de reciclaje, van directos a esta bandeja. A veces, también incluyo aquí papeles manuscritos con cosas pendientes de hacer que se me pasan por la cabeza. Aunque estemos en la era de la tecnología, poner las cosas por escrito tiene algo que no se puede explicar.
Cada cierto tiempo, es recomendable que sea cada día, pero depende del flujo de papeles que haya en tu casa, revisa lo que hay en esta bandeja y decide cuál es el próximo paso para cada uno de esos papeles. Cuando lo hagas, estos papeles pasan a la segunda bandeja (o a la tercera si directamente son para archivar).
  • Bandeja del medio: ACCIÓN
Ya has decidido cuál es el próximo paso, búscale un hueco en tu calendario y deja el papel en esta bandeja hasta que realices la correspondiente acción. Cuando llegue el aviso de la cita, ¡voilà! sabrás perfectamente dónde está el papel que necesitarás en ese momento. (Ejemplo: si tienes que reclamar el importe de una factura, anotas en tu calendario cuando vas a hacer esa llamada, y dejas la factura errónea en esta bandeja hasta que lo resuelvas).
  • Bandeja de abajo: ARCHIVAR
Todos los papeles que directamente son para archivar o que vienen de la bandeja “Acción”, pasan a esta carpeta. Quién dice Archivar, dice escanear, según el gusto del consumidor. Esta es la carpeta que corre más peligro de llenarse, por lo que es conveniente vaciarla al menos una vez a la semana. (yo fallo mucho en ésto, suelo esperar a que no me quepa ni un papel más)
En mi cruzada contra los papeles, he decido escanear al máximo. He empezado a guardar estos documentos digitales en carpetas, tanto en un disco duro externo como en Dropbox, según la criticidad del documento:
  • Información bancaria, de seguros, suministros (luz, agua, gas,…). Si puedes, solicita que te lo envíen todo a tu correo electrónico, con eso ya se elimina mucho papel. (Esto ayuda también a que tu buzón no se llene cuando no estás en casa durante un tiempo).
  • Informes médicos, resultados de análisis, recetas, etc.
  • Fotos en papel (Estoy probando Picasa y Flickr)
  • Tickets de compra que quiero guardar por tema de garantías o para posibles reclamaciones del seguro de hogar.
  • Cualquier información de años atrás que no necesito tener el original, pero que quiero conservar para posibles consultas en el futuro.
  • Declaraciones de la renta de los últimos años.
  • Contratos de trabajo. Ya me he cansado de guardarlos, al fin y al cabo el informe de vida laboral está para algo.
  • Escaneo también documentos importantes, aunque guarde los originales, por si por algún motivo estos originales desaparecieran. Por ejemplo, todo lo que llevo en mi cartera, DNI, tarjetas de crédito, tarjetas sanitarias, etc., en caso de robo o perdida, es más fácil recordar todo lo que me falta y solicitar la nueva documentación.
Para los documentos que considero conveniente guardar en papel, tengo una cajonera con carpetas colgantes que codifico por temas:
  • Seguros (hogar, coches, médicos,…)
  • Contratos de suministros (luz, agua, gas, internet, móviles,…)
  • Bancos
  • Médicos (informes, recetas)
  • Trabajo / colegio
  • Manuales de instrucciones (me descargo todos los que puedo, pero tengo muchos en papel todavía)
  • Documentación varia
Y cuando me agobio con tanto papel, porque ponerse al día no es fácil, me acuerdo de una frase de mi organizadora profesional favorita: “It´s always messy, before it´s organized” (Siempre está desordenado, antes de estar organizado).
Ahora sólo hay que mantener el sistema. A mi me está funcionando muy bien. Me está costando un poco todo el tema de digitalizar al máximo, pero estoy en ello y ya no hay vuelta atrás.
¡Ojo! los archivos digitales también hay que mantenerlos en orden. Aunque eliminemos el papel, si no podemos encontrar el documento que necesitamos en la nube, volveremos a estar más o menos en la misma página.
Animo y a por ellos!!!

 

Un comentario en “Me comen los papeles

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