Escríbelo todo

En mi búsqueda hacía una vida con menos estrés, decidí que tenía que intentar ser lo más productiva posible. Constantemente me sentía sobrepasada por todas las cosas que tenía que hacer, tanto en el trabajo como fuera de él. Tenía que conseguir utilizar mi energía (que en ese momento era muy poca) de la forma más inteligente y eficiente posible.
Me daba cuenta que a pesar de que hacía listas y listas de cosas que tenía que hacer, siempre estaba intentando recordarlas. Cuando estaba trabajando intentaba recordar cosas que tenía que hacer en casa o viceversa. Incluso si estaba hablando con alguien, no le prestaba el 100% de atención, porque continuamente se me pasaban cosas por la cabeza que tenía que recordar. Por no hablar de que las listas eran interminables, todo lo que no hacías ese día, quedaba pendiente y cada día la lista iba en aumento con nuevas tareas o cosas que quería hacer y eso me generaba mucha frustración.
Leí muchos artículos y libros sobre productividad, hasta que di con David Allen y su libro “Getting Things Done”, un libro sobre la productividad sin estrés. Si no lo has leído te lo recomiendo. Allen ha trabajado con muchos altos ejecutivos de importantes empresas ayudándoles a ser más productivos en su vida profesional y personal.
Su sistema es válido para cualquier estilo de vida y para cualquier tipo de persona. Y es un sistema que funciona como nuestro cerebro, por lo que nada de lo que vas a leer a continuación te resultará extraño.
El método que Allen describe en su libro, básicamente te ayuda a vaciar tu mente y a sentir que tienes las cosas bajo control para poder afrontar cualquier situación que se presente.
Este método no sólo te ayuda a organizar tu día a día, sino que te ayuda a estar presente en cada cosa que haces, ya sea en una reunión de trabajo o tomando cañas con amigos.
A continuación te describo los pasos a seguir según su método:
Paso 1:  Capturar todo lo que se te pasa por la cabeza, todo lo que está captando tu atención. Pueden ser cosas pequeñas o grandes, personales o profesionales, todas las tareas pendientes, proyectos, cosas que hay que gestionar o terminar.  Captúralas en el formato que te resulte más conveniente en ese momento, puedes utilizar papel, algún tipo de lista digital o un buzón de voz. Esta será tu “bandeja de entrada”. Sé específico, no pongas cosas como perro, banco o médico. De forma que cuando vuelvas a leer tus notas, te resulte más fácil de procesar la información. (mejor poner cosas como comprar comida para el perro, llamar al banco para preguntar por cargo de comisión o pedir cita médico de cabecera).
Si no capturas todas las ideas que pasan por tu cabeza y las trasladas a un sistema en el que confíes, seguirán en tu cabeza y no te dejarán poner el foco donde realmente necesites ponerlo.
Paso 2: Clarificar. Procesar qué significa lo que has escrito.
Coge todo lo que has capturado y pregúntate:
1.-Qué acciones puedo hacer al respecto? Si no hay nada que puedas hacer, tíralo a la papelera, déjalo pendiente o archívalo como referencia.
2-Si la respuesta es sí, decide cuál es el siguiente paso que necesitas hacer. Si esta acción conlleva menos de dos minutos, hazlo. Si no, delégalo si puedes o ponlo en una lista de tareas para realizarlo cuando puedas.
Paso 3: Organiza. Ponlo donde corresponde.
Pon recordatorios de los siguientes pasos a dar en las listas correctas. Crea las listas que necesites por categorías, por ejemplo, llamadas que hacer, correos electrónicos que enviar, etc.
Allen propone estas tres listas.  Doy fe de que funcionan mucho mejor que las “To Do List” (listas de tareas pendientes):
1.- Próximas acciones. Las acciones más urgentes a llevar a cabo. (estas acciones salen de esta lista cuando pasen a bloquear fecha y hora en tu calendario)
2.- Puede que algún día. Cosas que tienes que hacer o que te apetece hacer más adelante, cuando tengas tiempo, cosas menos urgentes. En algún momento pasarán a la primera lista. Aquí realmente puedes anotar todo lo que se te ocurra, desde libros que quieres leer, ciudades que visitar, ideas por investigar o cosas que quieres comprar cuando vayas a Ikea.
3.- Esperando a. Esta lista te recuerda temas que no están en tu tejado, pero de los que tienes que estar pendiente, porque esperas respuesta por parte de alguien. Alguien tiene que devolverte una llamada, enviarte un presupuesto o abonarte una devolución.
A estas tres listas yo he añadido la “lista de la compra”, que semanalmente me acompaña al supermercado. Cada vez que se termina algo en casa, lo apunto en esta lista.
Puedes añadir todas las listas que quieras, aunque yo intentaría no crear muchas, si no es más difícil de controlar. Por ejemplo, cada vez que voy a ir de viaje, creo una nueva lista para esa ocasión. O si tengo algún proyecto en mente, como una reforma en casa, creo otra lista exclusiva para ese proyecto.
Para las listas yo uso la aplicación “Wunderlist”, y como calendario uso “Google Calendar”. Ambas te dan la opción de compartirlas con otras personas.
Paso 4: Revísalo con frecuencia.
Revisa las listas tanto como sea necesario para tomar buenas decisiones sobre tus prioridades y cuál es la siguiente acción más urgente. Haz una revisión semanal para ponerte al día de todo lo que tienes en marcha. Revisa también tu calendario, la semana entrante y la saliente. Así tendrás el mapa completo para saber qué dirección quieres tomar.
Paso 5: Mantente al día.
No dejes de tener nuevas ideas, de actualizar tus listas con ellas y de programar nuevos eventos.
En resumen, el objetivo es que tu mente fluya como el agua “mind like water” como decía Bruce Lee, que no se quede atascada en ningún momento, que esté siempre con todos sus sentidos al 100% para reaccionar de la manera adecuada en cada ocasión.
 “Tu mente es para tener ideas, no para guardarlas”. David Allen.

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